БелБагетМастер — крупная сеть багетных мастерских в Минске, ранее сталкивавшаяся с трудностями при управлении свыше 100 индивидуальными заказами одновременно. Каждый заказ выполнялся в разных салонах и на производстве, но не было инструментов для отслеживания его статуса и местоположения.
Ранее команда использовала Trello с базовыми канбан-досками, однако с ростом объёмов работы система перестала справляться. В 2022 году, после ухода Trello из России и Беларуси, компания быстро перешла на платформу Кайтен, которая предлагала наглядную визуализацию процессов и простой интерфейс, удобный для сотрудников с минимальными компьютерными навыками.
В Кайтене был построен процесс, отражающий полный путь заказа — от приёма работы в салоне до передачи клиенту. Для каждого из четырёх салонов и дистанционных заказов создано отдельное пространство, что исключает путаницу и повышает прозрачность. Карточки содержат фото, номер заказа и основные параметры, позволяя мастерам быстро ориентироваться без необходимости открывать каждую карточку.
Особое внимание уделено промежуточным статусам, где раньше возникали проблемы с коммуникацией. Для сложных длительных заказов выделено отдельное пространство спецпроектов. При задержках ответственные сотрудники блокируют карточки и фиксируют причины, что устраняет лишние вопросы и контролирует процесс.
Также реализована система распределения дистанционных заказов по дизайнерам для равномерной загрузки и контроля оплаты — без 50% предоплаты заказ не поступает в производство. Упаковка и доставка также отслеживаются через систему, предотвращая простои.
Поначалу сотрудники сопротивлялись переходу на новую систему, но благодаря удобству и прозрачности работы Кайтен быстро стал пользоваться популярностью даже среди тех, кто не любит отчётность.
Ранее около половины заказов сдавались с опозданием из-за отсутствия контроля и потери статусов, а сейчас вся история и загрузка мастеров видна руководителю в системе. Следующий шаг компании — перейти к аналитическому управлению на основе данных, чтобы сделать процесс не только визуально контролируемым, но и максимально эффективным.