После возвращения из командировки работники должны в течение 3-х дней сдать авансовый отчет. В нем должна быть указана плата и предоставлена подтверждающая документация.
Подтверждение расходов на проживание:
В съемной квартире — договор аренды квартиры и платежные документы, например, личные квитанции;
В отелях — используются бланки строгой отчетности или кассовые чеки. Гостиницы могут самостоятельно разработать и утвердить БСО, которое должно содержать обязательные реквизиты, в частности шестизначный номер и серию документов, наименование организации, местонахождение и ИНН.
Когда сотрудник возвращается из командировки, он должен предоставить в бухгалтерию отчетные документы за проживание в квартире или в гостинице. Работодатели могут возместить расходы после поездки или предоставить средства до поездки.
Все средства, потраченные в командировке, должны быть подтверждены чеком или другой отчетной формой. В счете должен быть указан факт проживания, время заселения и выселения, реквизиты, ФИО путешествующего и стоимость номера. Форма должна быть заверена печатью и подписью.
Дополнительные услуги могут быть включены в счет. Например, услуги ресторанов, баров и оздоровительных центров. Сотрудники могут использовать их за свой счет, работодатель не обязан оплачивать эти расходы.
Оплатить проживание в квартире для деловых поездок можно наличными и безналичным расчетом. Лучше всего заранее обсудить этот вопрос с руководителем.